7 Hacks für dein nächstes virtuelles Meeting

Virtuelle Meetings gehören für viele mittlerweile zum Alltag. Mit einigen Tricks können sie sogar richtig Spaß machen. Ich zeige dir sieben Hacks, mit denen deine nächste Online Besprechung gut funktioniert und sich deine Teammitglieder auf das nächste Meeting sogar richtig freuen können. 

Virtuelle Meetings: Fluch oder Segen?

Gleich zu Beginn: Meetings sind zwar wichtig, aber in manchen Fällen völlig unnötig. In vielen Unternehmen haben sich regelrechte Meeting-Marathons etabliert, die vor allem eins sind: Zeitfresser.

Zu viele Teilnehmer, keine klare oder eine übervolle Agenda, kein erfahrener Moderator. Stattdessen redet man sich von einem Thema zum anderen und nach zwei Stunden verlässt man völlig fertig den stickigen Raum und ist verwirrter als vorher.

Virtuelle Meetings, die online stattfinden müssen, da Mitarbeiter entweder aus dem Home Office oder an anderen Standorten arbeiten, machen es nicht gerade einfacher. Entweder es traut sich niemand, etwas zu sagen oder alle sprechen durcheinander und der Ton wird nicht mehr übertragen.

Doch es gibt einige Tricks, wie du ein virtuelles Meeting so gestalten kannst, dass deine Teamkollegen sich auch beim nächsten Mal auf dich freuen.

7 Tipps für bessere virtuelle Meetings

Bevor du überhaupt ein Meeting planst – egal ob virtuell oder vor Ort – stelle dir zwei Fragen:

  • Was ist das Ziel?
  • Wen brauche ich dazu?

Die Agenda für dein Meeting sollte so wenige Punkte wie möglich enthalten. Dazu solltest du nur die Teilnehmer einladen, die wirklich einen Beitrag zum Thema leisten können. Nichts ist frustrierender, als eine Besprechung zu verlassen ohne wirklich beteiligt gewesen zu sein.

Hast du diese beiden Sachen geklärt und den Ablauf an deine Teilnehmer verschickt, kann nicht mehr so viel schiefgehen.

Mit diesen 7 Hacks macht es sogar richtig Spaß:

1. Plane einige Minuten für sozialen Austausch ein

Jedes Meeting beginnt gleich: Du betrittst den Raum und begrüßt erst mal die anwesenden Kollegen. Es wird kurz über Kinder/Wochenende/Urlaub/neues Fahrrad gequatscht und erst dann beginnt die eigentliche Besprechung.

Bei einem virtuellen Meeting entsteht am Anfang jedoch oft eine merkwürdige Atmosphäre. Entweder es herrscht völlige Stille oder alle reden gleichzeitig.

Plane daher bewusst Zeit für den sozialen Austausch ein und moderiere deine Besprechung von Anfang an. Findet das Meeting an einem Montag statt, kannst du zum Beispiel nach dem Wochenende fragen. Wichtig ist, dass du jeweils die Personen konkret adressierst. Nur allgemein die Frage in den Raum zu werfen klappt im virtuellen Raum nicht. 

Fordere also der Reihe nach jeden auf, kurz auf die Frage einzugehen, so fühlt sich nicht nur jeder integriert, sondern die Teilnehmer gewöhnen sich auch an die Stimmen der anderen.

2. Nutze deinen Hintergrund als Personal Branding

Fakt ist: Alles, was in deinem Hintergrund zu sehen ist, kann (und wird wahrscheinlich auch) kommentiert werden. Vor allem virtuelle Teams, die immer aus dem Home Office arbeiten, sitzen häufig im Arbeitszimmer oder sogar in der Küche oder einem anderen Raum in der Wohnung.

Steht also hinter dir ein Bild deiner kürzlich verstorbenen Oma und du möchtest nicht darüber sprechen, dann suche dafür einen anderen Platz. 

Ungemachte Betten und Bügelwäschestapel sind jedoch ebenso unpassend wie ein übervolles Bücherregal oder chaotische Papierstapel. Es gilt also: Entweder aufräumen oder andere Perspektive wählen. 

Du kannst deinen Background aber auch strategisch nutzen. Du kannst zum Beispiel gut sichtbar ein Buch platzieren, das du gerade liest. Damit hast du auch direkt zu Beginn einen sozialen Einstieg und kannst die Teilnehmer nach ihren Lieblingsbüchern fragen.

Oder du zeigst dein Hobby und baust auf einem Regal deine selbstgemachten Modellflieger oder ähnliches auf. 

Auch eine Wand in einer starken Farbe kann ein guter Hintergrund sein. Achte nur darauf, dass deine Kleidung dazu passt und das Licht entsprechend eingestellt ist. 

Es gibt viele Möglichkeiten, den Hintergrund so zu gestalten, dass es abwechslungsreich, aber trotzdem professionell bleibt. Werde kreativ, aber prüfe vor einem virtuellen Meeting mit einem Screenshot das Ergebnis.

3. Sei früher da und kommuniziere das

Pünktlichkeit ist bei virtuellen Meetings genauso Ehrensache wie bei Besprechungen vor Ort im Büro. Es kann allerdings nicht schaden, wenn du als Moderator bereits ein paar Minuten vorher die Online Konferenz eröffnest und es auch den Teilnehmern sagst.

So kann jeder vor Beginn seine Technik testen. Ist der Ton laut genug? Funktioniert das Mikrofon? Weiß jeder, wie er den Bildschirm teilen kann, wenn das gefordert ist? (Tipp am Rande: Desktop aufräumen, denn da gelten die gleichen Tipps wie bei deinem Hintergrund. Was zu sehen ist, wird garantiert kommentiert!)

Diese Dinge kann jeder individuell testen und das Meeting pünktlich starten.

4. Zeige Reaktion in einem virtuellen Meeting

Bei einem direkten Meeting können die Teilnehmer auf Gestik und Mimik reagieren. Über den Computerbildschirm ist das schwierig. Oft weiß man daher nicht, ob das Gesagte gut gehört und verstanden wurde.

Vor allem als Moderator ist es also deine Aufgabe, hörbare Reaktion zu zeigen und dabei auch den Namen der Person zu nennen, die du meinst.

So fühlt sich jeder Teilnehmer wahrgenommen und auch deutlich wohler in einem virtuellen Meeting.

5. Nimm Teilnehmern die Sorgen

Nicht jeder ist Online Meetings gewöhnt und daher entsprechend aufgeregt. Nicht nur die Sorge vor der Technik steht im Raum. Viele machen sich auch Gedanken über mögliche Störungen oder Geräusche aus der Wohnung.

Natürlich sollte jeder darauf achten, möglichst ungestört an der Besprechung teilnehmen zu können. Aber Kinder, Mitbewohner und Co. haben oft andere Pläne.

Du kannst deine Teilnehmer gleich zu Anfang etwas beruhigen, indem du deine eigene Situation beschreibst. Vielleicht hast du ein Baby, was weinen könnte oder deine Katze läuft im Hintergrund vorbei, weil sie Stimmen hört.

So weiß jeder, dass solche Dinge nun mal passieren und kein Grund zur Aufregung sind.

6. Finde einen guten Abschluss

Zu jeder guten Besprechung gehört am Ende eine kurze Zusammenfassung der anstehenden Aufgaben. Das sollte also auch bei einem virtuellen Meeting selbstverständlich sein.

Zusätzlich kannst du deine Teilnehmer noch darüber informieren, wie lange und über welchen Kanal du im Anschluss für weitere Fragen erreichbar bist.

7. Zeichne das virtuelle Meeting auf

Der wohl größte Vorteil eines Online Meetings ist die Aufzeichnung. Jedes professionelle Tool bietet diese Möglichkeit und du solltest sie nutzen.

Jeder Teilnehmer bekommt dadurch die Chance, bei Unklarheiten noch einmal reinzuhören. Auch nicht anwesende Teammitglieder können damit auf den neuesten Stand gebracht werden.

Das lohnt sich natürlich nicht für das wöchentliche Update-Meeting, indem jeder nur kurz über seine anstehenden Aufgaben erzählt. Aber bei wichtigen Entscheidungen oder zukünftigen Planungen hilft das sicher.

Bedenke: Frage zu Beginn, ob alle Teilnehmer mit einer Aufzeichnung einverstanden sind.

Virtuelle Meetings können sehr gut funktionieren, wenn sie gut geplant und strukturiert durchgezogen werden. Als Moderator solltest du nicht nur mit der Technik vertraut sein, sondern auch bewusst auf deine Teilnehmer eingehen, um eine gute Atmosphäre zu schaffen. Achte auf deinen Hintergrund und sorge für eine möglichst ruhige Umgebung. Habe aber keine Panik davor, wenn dein Hund dich kurz besucht oder dein Mitbewohner deine Zimmertür aufreißt. Das passiert und ist auch nicht weiter tragisch.

 

Welche Tipps hast du für ein virtuelles Meeting? Lasse es mich in den Kommentaren wissen.

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